La gestion documentaire traditionnelle apporte son lot de problèmes. En priorisant le papier comme support de communication, votre entreprise renonce inconsciemment à un processus d?affaires plus efficace et efficient. En effet, les obstacles auxquels fait face une entreprise proviennent généralement du cycle de vie des documents papier, comme du temps perdu, une sécurité défaillante ou des coûts superflus.
Vos employés consacrent un temps précieux à trouver, classer et archiver les documents papier. Un système de classification mal entretenu peut même entraîner la perte de documents. Vos employés, croyant que l'information n'est pas disponible, peuvent créer une autre version du document introuvable. Deux fois plus de temps aura été mis sur cette tâche.
Retenez aussi que l'archivage de documents ou la saisie de données fait rarement partie des tâches favorites de vos employés. En traitant manuellement les documents, votre personnel ne se concentre pas sur des tâches à valeur ajoutée qui feraient davantage appel à leur expertise.
Saviez-vous que la sécurité liée aux documents papier est défaillante! En effet, les informations qui se trouvent sur ces documents peuvent facilement être perdues ou détruites lors d'un sinistre. En conservant les données uniquement sur papier, votre entreprise ne possède pas de copie de sauvegarde ou encore de plan de contingence.
Les documents, qui traînent sur un bureau ou qui résident dans un classeur non verrouillé, sont à la portée de tous. N'importe quel employé peut consulter ce type de document, puisqu'aucun système n'en restreint l'accès.
Les documents papier occasionnent des coûts superflus, qui seraient facilement évités grâce à une gestion documentaire optimisée. L'impression de vos documents peut vite représenter une somme colossale à la fin d'un trimestre. Pour calculer vos coûts inhérents à l'impression, vous devez prendre en compte le nombre de documents imprimés, mais aussi les produits et services liés à votre imprimante, comme les cartouches d'encre et l'entretien du système.
Mis à part les dépenses pour le papier, calculez également les pertes de temps engendrées par une gestion documentaire traditionnelle. Par exemple, si vos employés doivent recommencer des tâches à cause de la perte d'un document ou d'une mauvaise saisie de données, votre entreprise déboursera le double de la somme pour l'exécution de ces tâches.
Les documents papier nuisent au travail collaboratif au sein d'une entreprise. Deux personnes d'une même équipe ne peuvent oeuvrer sur un projet simultanément si la consultation d'un document papier est nécessaire. Si les documents ne sont pas accessibles électroniquement, vos employés ne peuvent pas travailler à distance.
Votre personnel devrait accéder à leurs documents de travail en tout temps, même lors de voyages d'affaires. L'accès restreint et limitatif est l'un des points faibles de la gestion documentaire traditionnelle en ce qui concerne la productivité.
Une solution GED automatise les tâches sans valeur ajoutée, ce qui permet à vos employés de se concentrer sur des dossiers plus importants. Les tâches automatisées par la GED s'inscrivent dans plusieurs domaines. Prenons l'exemple du département RH. L'équipe des ressources humaines reçoit des centaines de requêtes de la part des employés, que ce soit des demandes de congés ou des formulaires d'évaluation. Grâce à l'automatisation, ces demandes n'auront plus à être gérées manuellement.
La GED prend en charge toutes les étapes du cycle de vie d?un document, et ce, grâce au workflow documentaire. Un workflow permet de gérer automatiquement un dossier de A à Z, de la réception des documents à l'archivage électronique. Vous n'aurez plus besoin d'attitrer un employé pour effectuer le suivi de l'avancement des dossiers. La GED assure aussi qu'aucune erreur humaine ne ralentit la progression d'un projet. Terminé les documents qui tombent entre deux chaises!